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YOLO LIFE/신입사원 생존기

[팁] 보고서 & PPT 어렵지 않아요! 보고서 잘 쓰는 법 따라 해봐!

 



보고서 & PPT 어렵지 않아요! 보고서 잘 쓰는 법 따라 해봐!

 

안녕하세요. 오늘은 직장인들과 대학생들을 위한 팁을 가지고 왔어요. 대학생이나 직장인이라면 보고서와 PPT를 만들어야 할 일이 많으시죠? 특히, 파워포인트를 활용해서 프리젠테이션 자료를 만드는 일이 쉽지만은 않았을 거라 생각됩니다. 어떻게 템플릿을 꾸밀지, 어떤 내용을 넣을지 등 수십 가지의 고민을 하게 만들죠. 여러분의 고민을 조금이나마 덜어드리고자 보고서 잘 쓰는 방법과 프리젠테이션을 위한 팁을 알려드릴게요.

 

 

직장인을 위한 보고서 작성법 알려주세요

 

직장인을 위한 보고서 작성법 알려주세요

 

먼저 보고서를 잘 쓰기 위해서는 시각화가 중요해요. 특히 숫자로 이야기 할 때 시각화가 가장 좋은 방법이 될 수 있답니다. 과거와 현재의 변화를 보여주고 싶다면 바 차트를 이용하면 효과적이고, 사람의 역량을 보여주고 싶다면 방사형 차트가 적합합니다. 점유율에 대한 내용을 넣어야 한다면 영역형 차트가 한눈에 보기 편하고, 상관관계 분석을 보여주고 싶다면 분산형 차트를 활용해 보세요. 그리고 워터폴 차트를 이용하면 구성요소를 한눈에 알아볼 수 있답니다.

 

만약 표를 그려야 한다면 열이 5개를 초과하지 않는 것이 좋은데요. 가장 중요한 수치는 가장 왼쪽으로 배치하세요. 행이 여러 계열의 숫자로 구성되어 있다면 하단에 합계를 반드시 추가하도록 하고 천 단위 ,콤마는 절대 빼먹지 마세요.

 

그리고 가장 중요하면서 기본인 오탈자를 확인할 때는 출력해서 보면 화면에서는 보이지 않던 오타가 발견된답니다! 특히, 온라인으로 보고서를 제출할 때는 미리 출력해서 표나 그림 등 페이지가 잘리지 않는지 반드시 확인하도록 해요.

 

 

프레젠테이션을 위한 PPT 만드는 팁 알려주세요!

 

프레젠테이션을 위한 PPT 만드는 팁 알려주세요!

 

좋은 프리젠테이션을 위해서는 분명 전달자의 역할도 물론 중요하지만, 전달자의 말에 힘을 실어주고 청자의 이해를 높여 줄 PPT 디자인도 중요합니다. PPT 디자인은 색상, 글꼴, 크기뿐만 아니라 문장의 구성까지도 고려해야 해요.

 

색상을 선택할 때는 주색상과 보조 색상을 선택해서 집중력 분산을 최소화하는 것이 좋습니다. 색상을 어떻게 사용하느냐에 따라 단순한 색상 표현이 되느냐, 무언가를 강조하는 표현이 되느냐가 결정되죠.  주요 색깔은 1~2개로 선택하고, 보조 색상은 최대 4개를 넘지 않도록 하는 것이 집중력 분산을 최소화하는 방법이랍니다.

 

너무 복잡한 디자인보다는 단순하고 최소화된 PPT가 좋아요. 예를 들어 신제품을 소개하는 프리젠테이션에서 PPT 디자인이 너무 화려하다면 제품이 아닌 디자인으로 시선이 분산되어 시청자는 제품에 대한 관심이 낮아질 수밖에 없겠죠?

 

컨설팅 보고서의 경우, 다양한 형식으로 PPT 디자인을 구성할 수 있어야 합니다. 시장 분석을 할 때는 단순히 목차 및 숫자, 내용만 쓰는 것이 아니라 인포 그래픽을 활용하는 것이 전달력을 높일 수 있어요. 잘 만든 PPT에서 인포 그래픽이 차지하는 비중이 점차 증가하는 것만 보아도, 그만큼 전달력이 높다는 것을 알 수 있겠죠?

 

잘 만든 PPT를 위해서는 템플릿 구성을 일치하는 것도 중요합니다. 쉽게 말해 폰트와 목차 형태, 그래프나 표 디자인 등이 잘 어우러지도록 해야 한다는 것인데요. 예를 들어, 모서리가 둥근 사각형의 표와 궁서체 폰트를 함께 사용하거나, 모서리가 각진 사각형 표와 굴림체를 사용하는 등 매우 작은 요소의 불일치는 PPT 디자인을 어지럽히는 원인이 된답니다. 디자인의 화려함보다 템플릿 구성요소를 일치시켜 심플함을 강조하는 것이 더 좋다는 것을 명심하세요!

 

심플함은 문장에도 적용됩니다. 문장은 간결하게 하면서 인포그래픽을 활용하면 심플한 표현으로 집중도와 이해도를 높일 수 있어요. 예를 들면 나무 심기 운동을 통해 개체 수가 몇 년 후 이만큼 증가하였다.’라는 것을 나무 심볼을 키워 개체 수의 증가를 표현하면서, 나무의 위치와 색상을 다르게 하여 개체의 종류와 확산 지역을 표현하는 방법입니다. 이런 식으로 인포그래픽을 활용한다면 분명 청자의 눈을 즐겁게 하면서 빠른 정보 인식까지 도와줄 수 있을 거예요.

 

 

벌써 올해의 마지막 달인 12월이 코앞으로 다가왔어요. 한 해 마무리는 잘 되어가고 있나요? 남은 한 달 동안은 지난 한 해를 뒤돌아보면서 내년 목표를 세워 보는 건 어떤가요? 그동안 직장생활을 하면서, 또는 학교생활을 하면서 발표나 프리젠테이션 때문에 스트레스를 받았던 분들이 있다면 오늘 알려드린 정보들을 잘 숙지해 두었다가 내년에는 더욱 나아진 모습의 프리젠터가 되길 바랄게요!