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YOLO LIFE/신입사원 생존기

[직장팁] EP.27 보고서의 꽃! PPT 능력 향상 시키기

 



 

우리는 학교 다닐 때 PPT를 이용해서 발표하곤 했는데요. 남들에게 보여주는 것인 만큼 다들 개성을 담아 센스있게 PPT를 만들곤 합니다. 그래서 PPT가 그 팀의 얼굴이기도 하죠. 하지만 원체 금손이 아닌 똥손인 공방지기는 PPT에 영 젬병인데요. 졸업하면 더는 PPT 만들 일 없을 줄 알았더니, 웬걸 큰 프로젝트나 보고서에 PPT가 꼭 들어가네요. 그래서 급하게 알아봤습니다. PPT 능력 향상 시키기!

 

 

빠른 업무 처리를 위한 단축키

 

 

PPT 팁 중의 하나는 바로 단축키 사용하는 것! 회사 업무에서 자주 활용하는 작업의 단축키만 알아둔다면 작업 시간이 훨씬 줄어들죠. 간단한 팁이지만 아는 것과 모르는 것의 차이가 있어 업무 효율을 훨씬 높여주는 단축키를 몇 가지만 알아볼까요?

 

-Ctrl + A: 페이지 안에 삽입한 것들을 모두 선택할 수 있는 단축키

-Ctrl + G: 슬라이드 내에 있는 개체들을 한 그룹으로 묶어주고 이미 작업한 도형이나 텍스트 상자 등을 흐트러짐 없이 이동해야 할 때 사용합니다.

-Shift + Ctrl + G: 반면 그 그룹을 해제하고 싶을 때 사용하는 단축키

-Ctrl + Y: 마지막 작업 반복

-Ctrl + K : 하이퍼링크 삽입

-Ctrl + E: 가운데 정렬

-Ctrl + R: 오른쪽 정렬

-Ctrl + L: 왼쪽 정렬

-Shift + F11: 새 시트 삽입

 

마우스로 여러 번 왔다 갔다 하는 것보다 단축키 한 번으로 작업하면 손의 피로도 덜고 업무 속도도 더욱 빨라지겠죠? 문서작성부터 이미지 수정까지, 세밀한 작업이 가능한 PPT는 이 외에도 무궁무진한 단축키가 있답니다.

 

 

기본 옵션 활용

 

 

우리는 살면서 우리 뇌의 10%도 못 쓴다는 말이 있듯이, 우리도 무수히 많은 PPT를 만들어 왔지만 어쩌면 PPT에 내장되어있는 기능의 10%도 못 쓸 수 있답니다. 그래서 알아보는 PPT 기본 옵션! 기본만 잘 활용해도 PPT 능력을 훨씬 향상할 수 있어요.

 

1. 글꼴 유지

PT 발표 하기 전, PPT 내 글꼴이 깨져서 당황한 적은 누구나 있을 텐데요. 기껏 예쁘게 폰트 넣었더니, 화면에 나타나는 건 못난 기본글꼴~! 이러한 현상은 PPT를 만들고, 다른 PC에서 이 글꼴이 담긴 슬라이드를 재생할 때, 해당 컴퓨터에 글꼴이 설치가 안 되어 있으면 나타나는 현상입니다. 그렇다고 일일이 다 캡쳐할 수는 없는 노릇이고, 생각보다 PPT 내 글꼴 때문에 많은 분이 스트레스받아 했을 텐데요. 하지만 저장탭에 들어가 파일의 글꼴 포함을 체크하면 별도의 설치나 다운로드 없이 글꼴 그대로 PPT 발표를 할 수 있답니다. 숨겨진 팁이자 제일 중요한 팁이니 꼭 기억해 두도록 해요.

 

2. 발표할 때

발표할 때 은근 요긴하게 쓸 수 있는 팁이 있습니다. 바로 PPT 슬라이드 노트에 발표 대본이나 키워드를 적는 것! 적었다가 발표할 때 보이면 어떡하냐고요? 걱정하지 마세요! 슬라이드 재생을 누르면 발표자의 화면에서도 슬라이드 노트가 보이지 않기 때문이에요. 그런데 그 부분까지 보여 주고 싶다면. '슬라이드쇼' 탭에서 '발표자 도구 사용'에 체크해주시면 됩니다. .

 

 

꼼꼼한 마무리 체크

 

 

모든 일은 끝날 때까지 끝난 게 아니죠. 내가 하다가 미처 체크하지 못해 빠진 부분은 없는지, 수치가 제대로 들어갔는지 꼼꼼하게 마무리 체크하는 게 필요한데요. 그리고 중요한 것이 바로 저장입니다.

 

열심히 작업하다가 갑자기 컴퓨터가 꺼지거나 블루스크린이 떴을 때, 그리고 내가 한동안 저장하지 않았다는 사실이 생각날 때 당장 창문으로 뛰어내리고 싶은 충동이 들 때가 있어요. 이런 아찔하고 다시는 경험하고 싶지 않은 불상사를 대비하는 데 필요한 것은 자동 저장 기능입니다. 파일->옵션->저장에 들어가서 자동 복구 정보 저장 간격을 줄이면 돼요. 아무리 수시로 저장 버튼을 누른다고 해도 작업에 몰두하다가 잊어버릴 수 있으니 꼭 이 기능을 이용해서 마무리까지 꼼꼼하게 하도록 합시다.

 

 


알면 알수록 무궁무진한 PPT 기능의 세계! 더욱 완벽한 신입사원으로 거듭나기 위해선 이런 PPT 기능들은 머릿속에 미리 숙지해놔야겠죠? 다음 시간에도 공방지기는 정글 같은 신입사원 생존기에서 살아남기 위해 다양하고 팁인 듯 사소한 팁을 가져오도록 할게요. 안녕