[직장] EP. 8 엑셀 완전 정복하기! 엑셀 단축키부터 활용 팁까지

 

 

직장생활의 8할은 다름 아닌 엑셀! 괜히 컴퓨터활용능력 시험이 있는 게 아닌데요. 공방지기도 취준생일 때 열심히 엑셀 관련 자격증을 땄지만, 막상 직장에 들어오고 나니 벼락치기로 공부한 탓에 까먹기 일쑤입니다. ‘이 수식은 뭐였지?’ ‘단축키가 뭐였더라?’ ‘갑자기 왜 사라졌지?’ 생각나지 않는 건 급하게 인터넷으로 찾아보지만, 그때그때 검색할 수는 없는 노릇! 빠릿빠릿한 신입사원이라면 엑셀 정도는 미리 숙달해야겠죠? 오늘은 공방지기가 미리 알아두면 편리할 엑셀 단축키부터 활용 팁까지 싹 정리해드립니다~

 

 

엑셀 단축키 업무 스킬 UP! UP!

 

엑셀의 기본은 키보드 단축키부터 아는 거랍니다. 단축키를 사용하면 굳이 일일이 마우스로 클릭하지 않아도 되기 때문에 근무 시간을 줄여주죠. 일찍 퇴근하고 싶나요? 그렇담 단축키부터 외웁시다! 제일 많이 쓰고, 주요한 것들만 간추려서 알려드릴게요.

 

-F2: 현재 셀 편집

-F11: 차트 생성

-F12: 다른 이름으로 저장

-Tap: 다음 셀로 이동

-Delete: 삭제

-Insert: 삽입

-Ctrl + f6: 다음 통합문서로

-Ctrl + space bar: 열 전체 선택

-Ctrl + ‘:’ : 현재 날짜 입력

-Ctrl + ‘+’: 셀/행/열 삽입

-Ctrl + ‘-’: 셀/행/열 삭제

-Ctrl + ‘=’: 셀 삽입

-Ctrl + a: 워크시트 모두 선택

-Ctrl + k: 하이퍼링크 삽입

-Ctrl + I: 표 만들기

-Ctrl + p: 인쇄

-Shift + F11: 새 시트 삽입

-Ctrl + Shift + F12: 인쇄

-Ctrl + Shift + ↑: 위쪽 셀 모두 선택 

-Ctrl + Shift + ↓: 아래쪽 셀 모두 선택

-Ctrl + Shift + ←: 좌측 셀 모두 선택

-Ctrl + Shift + →: 우측 셀 모두 선택

-Alt + Enter: 다음 줄 입력

 

몇 개는 눈에 익고, 몇 개는 생소한 단축키가 있죠? 처음엔 헷갈리지만, 자꾸 쓰다 보면 손에 익고 빨리 작업을 해야 할 때 정말 유용하게 쓰입니다. 참고로 공방지기는 여러 키보드의 조합으로 동작이 이루어졌을 때의 그 짜릿함 때문에 단축키를 달달 외웠답니다~ 버튼 하나로 일을 쉽게 할 수 있다니, 굉장히 신기하지 않나요? 자신이 자주 쓰는 실행이 있다면 일단 그것부터 하나씩 외워보도록 합시다.

 

알아두면 유용한 엑셀 활용 팁

 

1. 줄 바꾸기

 

 

일반 워드나 한글파일과 기능 면에서부터 다른 엑셀은 문서작업보다는 표와 통계, 데이터 정리 위주이기 때문에 글을 입력할 때 많이 당황스러운 경험이 있을 거예요. 글자 하나만 수정하려고 했는데 문장 자체가 없어지거나 말들이 서로 겹쳐지기도 하죠. 그 중 공방지기를 제일 먼저 당황하게 한 것이 셀 안에 글을 입력할 때 줄이 바뀌지 않는 건데요. 열심히 Enter를 눌러도 다음 셀로 이동이 될 뿐, 줄이 바뀌진 않습니다. 이때 당황하지 말고 ‘Alt + Enter’를 눌러보세요. 금방 줄이 바뀐답니다. 가장 기본 중의 기본이니 꼭 외워두세요!

 

2. 평균 내기 또는 더하기

 

 

우리가 엑셀을 쓰는 가장 큰 이유는 계산을, 그리고 통계를 편하고 신속하게 하기 위해서인데요. 그러려면 해당 수식의 함수를 알아야겠죠? 회사에서 가장 많이 쓰는 함수는 아마도 평균을 구하는 AVERAGE 일 거예요, 셀 입력 창에 ‘=AVERAGE()’를 쓰고, 괄호 안에 평균을 구하려고 하는 셀을 드래그해 번호를 넣어주면 됩니다. 하나하나 일일이 입력하기 귀찮고, 더 쉽게 하고 싶다면 엑셀 화면 상단에 ‘수식’ 탭에 들어가 ‘자동합계’를 누르면 나오는 ‘평균’ 탭을 클릭하는 방법도 있답니다.

입력 값을 더할 때는 셀 입력 창에 ‘=SUMIF()’를 쓰고, 그 괄호 안에 값을 구하고자 하는 범위의 셀을 드래그해 넣어주면 계산이 자동으로 됩니다. 전혀 어렵지 않아요.

 

3. 데이터 정렬하기

 

 

자료가 매우 많고 주제에 따라 정리해야 할 때, 한눈에 보기 쉽게 오름차순이나 내림차순을 사용해보세요. 이때는 엑셀 화면 상단의 ‘데이터’ 탭에 들어가 ‘오름차순’ 또는 ‘내림차순’을 클릭하면 끝! 참고로 한글이 적혀있는 셀을 선택하면 ‘ㄱ’에서 ‘ㅎ’으로, 혹은 ‘ㅎ’에서 ‘ㄱ’으로 바뀌고, 숫자가 적혀있는 셀을 선택하면 작은 숫자대로 혹은 큰 숫자대로 알아서 정렬됩니다.

 

4. 틀 고정하기

 

 

엑셀 작업하다가 혹은 데이터양이 점점 많아져서 페이지가 넘어갔을 경우, 제목 행이 보이지 않을 때가 있습니다. 이렇게 제목 행이 보이지 않게 되면 해당 셀이 무엇을 뜻하는지 몰라 스크롤을 올라갔다 내려갔다 하는 수고를 해야 하죠. 이때 편리하게 제목 행을 계속 보고 싶다면 틀 고정을 설정하면 돼요. 엑셀 화면 상단의 ‘보기’ 탭에 들어가 ‘틀 고정’을 누르고 ‘첫 행 고정’을 클릭하면 내가 아무리 스크롤을 내려도 제목 행은 내 눈앞에서 떠나지 않는답니다.

 

 

이렇게 알아본 엑셀 단축키와 활용법! 알면 알수록 무궁무진한 게 엑셀의 세계인 듯싶습니다. 그리고 아직 밝혀지지 않은 단축키도 분명 있을 거고요. 하나씩 숙달해서 엑셀의 신이 되기까지, 공방지기는 모든 신입사원을 응원합니다! 칼퇴근을 바라는 여러분을 위한 신입사원 생존기 꿀팁, 다음에도 좋은 정보를 가지고 돌아올게요, 안녕~ :D