[직장] EP. 6 신입사원이 알아야 할 이메일 매너

 

 

회사생활을 하면 고객사 혹은 다른 업체들에 메일을 보낼 때가 많습니다. 그게 익숙하지 않았던 공방지기는 할 말만 적어서 보내는 등 실수가 잦았는데요. 하지만 메일도 격식을 차려야 한다는 점! 매번 면대면이나 전화 미팅을 할 수 없으므로 수시로 이메일을 통해 연락을 주고받아야 하죠. 그럼 눈치껏 메일 작성법을 알아야 하는데, 누가 따로 가르쳐주지도 않아요. 그렇다면 공방지기와 함께 신입사원이 알아두면 좋은 비즈니스 이메일 매너를 알아볼까요?

 

 

이메일 주소 만들기

 

기본적이면서 가장 중요한 게 이메일 주소가 아닐까 싶어요. 메일 주소는 메일을 주고받는 상대에게 이름과도 같은 거니까요. 메일주소를 만들 땐 되도록 자신의 이름을 사용하길 바랍니다. 상대방이 이해하기 힘든 난해한 영문자나 숫자를 쓰지 않아야 한 번에 기억되기 쉽고, 프로다워 보여요. 게다가 상대방도 내게 메일을 쓸 때 주소록에서 찾기 편하면서, 메일 주소만 봐도 누구인지 파악하기가 쉽습니다.

 

메일 제목은 본문의 내용을 짧고 간략하게 적자

 

메일 제목을 쓸 때 가장 기본적으로 해야 하는 점은 메일 주제에 맞게 분류를 적는 거랍니다. 이해가 잘 안 간다고요? 예를 들어 자신이 고객사와 메일을 주고받을 때, 자신의 회사를 대괄호를 이용해 “[여유공방] 요청하신 기획안 전달 드립니다.” 라는 식으로 적어주세요. 제목만 봐도 어떤 회사에서, 어떤 업무로 왔는지 파악할 수 있게 말이에요. 왜냐하면, 보통 회사에서는 메일로 대부분 업무를 주고받기 때문에 분류작업이 필요합니다. 검색어를 자동으로 설정해 놓은 회사가 있다면 이렇게 대괄호를 이용해 소속을 밝힌다면 매너 있고 센스있는 메일이 되겠죠? 또한, 서술형으로 주절주절 쓰는 것보다 필요한 핵심 어휘만 쓰는 것도 팁이라면 팁!

 

 

회신, 전달, 참조, 숨은 참조 기능 활용하기

 

 

학생일 땐 그저 보내는 사람 메일 주소만 알면 됐었지만, 회사는 그게 아닙니다. 메일기능을 하나하나 다 알아야 하죠. 무심코 지나쳤던 메일기능을 이젠 써야 할 때! 공방지기가 싹 정리해드릴게요.

 

-회신

메일 답장 보내는 걸 회신이라고 합니다. 하지만 회신이 ‘답장’보다 조금 더 오피스적인 용어예요. ‘답장 부탁드립니다.’보다 ‘회신 부탁드립니다’가 더 공손해 보입니다.

 

-전달

전달은 메일 내용을 그대로 다른 사람에게 전달해야 할 때, 쓰는 기능입니다. 전달할 땐 첨부파일도 함께 포함되기도 하지만 간혹 용량이 큰 경우, 빠질 수 있으니 꼼꼼하게 살펴봐야 해요.

 

-참조

내 메일의 직접적인 당사자 외에 업무와 연관된 사람 참조(CC)에 넣습니다. 불필요하게 받는 사람이나 참조를 추가하여서도 안 되고, 커뮤니케이션 내용을 꼭 알아야 하는 사람이 참조에서 빠져도 안 돼요.

 

-숨은 참조

숨은 참조에 있는 사람은 메일 내용은 공유 받을 수 있지만, 메일을 받는 쪽에서는 참조 명단에서 숨겨집니다. 간혹 상대방 쪽에서 어떤 사람이 커뮤니케이션 대상자에 포함돼 있으면 불쾌할 수 있는 경우가 있을 때 숨은 참조로 넣습니다. 그래서 받는 쪽에서는 그 사람이 메일을 공유 받았는지 모르죠.

 

-전체답장

그냥 답장은 내게 메일을 준 사람에게만 전달되지만, 전체답장은 참조로 딸려온 사람 모두에게 전달 됩니다. 메일을 보낼 땐 이를 잘 구분해서 실수 없이 보내야겠죠?

 

 

본문은 간략하고 명확하게! 회신은 최대한 빠르게!

 

 

바쁜 업무 중에는 메일을 빨리 읽고 넘어가야 하므로 본문을 쓸 땐 가장 핵심적인 내용이 첫 문장에 들어갈 수 있도록 합니다. 또한, 메일로 설명해야 하는 등 특수한 경우가 아니라면 5줄 이상 넘지 않는 것이 좋아요. 수기가 아닌 이상 본문 내용이 길어지면 머리에 잘 들어오지도 않습니다. 그래도 본문 내용 쓰는 게 어렵다면 신문 기사를 참고하세요!

 

서명(시그니처) 활용하기

 

서명이 있으면 그 사람에게 일단 신뢰도가 갑니다. 자신의 이름, 신분, 직급, 연락처, 메일주소, 회사 주소까지 다 밝히는 거니까요. 그래서 서명에는 메일 외에 다른 수단으로 연락할 수 있는 연락처를 꼭 기재해두면 좋습니다. 또한, 업무 분야별로 다르지만, 법적 분쟁을 피하기 위한 간략한 고지 문구도 넣는 것도 좋아요.

 

 

이렇게 알아본 메일 오피스 용어들! 기본 중의 기본인 메일 매너를 잘 숙지해둔다면 허둥대지 않고, 실수 없이 메일을 주고받을 수 있겠죠? 특히나 메일은 내부적으로 오고 가기도 하겠지만, 보통은 다른 부서나 고객사처럼 상대 회사와 주고받는 것이기에 절대 실수하면 안 된다는 점, 기억해주세요. :D