[칼퇴 꿀팁] 근무시간 단축해주는 MS Office 단축키

 

 

 

 

안녕하세요~ 여우소장입니다:D 회사에 다니는 직장인이라면 누구나 MS Office 프로그램을 사용할 텐데요. 그중에서도 엑셀과 파워포인트, 워드는 업무에 가장 많이 활용되는 프로그램이죠. 하지만 뜻밖에도 많은 직장인이 위에서 말한 프로그램들을 제대로 활용할 줄 모른다고 해요. 그래서 오늘은 프로그램을 조금 더 편하게 사용하면서 근무 시간도 줄일 수 있는 꿀팁! MS Office 단축키들을 알려드리도록 할게요:D

 

 

한 눈에 쉽게 볼 수 있는 엑셀 단축키

 

 

 

출처: MS Office

 

엑셀은 수치가 있는 자료를 쉽게 계산하고 정리할 수 있는 정말 유용한 프로그램이에요. 여기에 단축키까지 미리 알아둔다면 업무 처리 속도는 더욱 더 빨라지겠죠?

 

엑셀 주요 단축키
단축키	내용	단축키	내용
F1	엑셀 도움말	Ctrl + F4	창 닫기
F2	편집상태	Ctrl + F9	창 최소화
F3	이름 붙여넣기	Ctrl + F10	창 복원
F4	마지막 작업 반복	Ctrl + F11	새 매크로 시트
F5	이동	Ctrl + A	모두 선택
F6	다음 틀로 이동하기	Ctrl + B	굵은 글씨
F7	맞춤법 검사	Ctrl + C	복사
F8	영역 선택	Ctrl + D	윗셀 복사 붙여넣기
F9	모두 계산	Ctrl + I	글자 기울임
F10	메뉴활성	Ctrl + K	하이퍼링크 삽입
F11	차트 생성	Ctrl + 1	셀 서식 단축키
F12	저장	Ctrl + Page Up	이전 워크시트
Shift +F2	셀에 메모 삽입	Ctrl + Page Down	다음 워크시트
Shift +F3	함수 마법사	Ctrl + Home	워크시트 처음으로
Shift +F5	찾기	Ctrl + End	워크시트 끝으로
Shift +F8	선택 영역에 추가	Alt + F1	차트 생성
Shift +F11	새로운 시트 생성	Alt + F2	다른 이름으로 저장

 

엑셀은 단축키만 알아도 마우스 클릭 없이 충분히 사용할 수 있답니다. 그러니 꼭 필요한 단축키는 외워두는 게 좋아요. 그럼 이 많은 단축키 중에서도 꼭 알아둬야 할 Best 3를 볼까요?

 

빠른 워크시트 선택하는 단축키 ‘Ctrl + Page Up/Down’

엑셀 작업에서 빠질 수 없는 게 바로 시트 작업이에요. 나뉘어 있는 시트를 지금까지 일일이 마우스로 클릭하며 확인했다면, 지금부터 ‘Ctrl + Page Up/Down’로 편하게 확인해보세요. 워크시트가 많을수록 ‘Ctrl + Page Up/Down’의 효율성은 직접 느낄 수 있답니다.

 

셀 서식을 바꿔주는 단축키 ‘Ctrl + 1’

셀 서식 역시 엑셀 작업할 때 가장 많이 활용하는데요. 텍스트. 숫자. 통화 셀의 서식을 바꿔줄 때 꼭 필요해요. 평소 셀 서식 창을 열려면 마우스로 셀을 클릭하고, 마우스 오른쪽 버튼을 누른 뒤 셀 서식을 클릭해야 했는데요. 마우스로 셀 클릭하고 ‘Ctrl + 1’을 누르면 바로 셀 서식 창으로 들어갈 수 있어요.

 

위 셀 복제 단축키 ‘Ctrl + D’

엑셀을 작업하다 보면 윗줄에 있는 셀의 데이터를 복사해야 하는 경우도 있어요. 그럴 때마다 똑같이 적거나 마우스로 일일이 클릭해서 ‘복사/붙여넣기’을 하는데요. 하지만 ‘Ctrl + D’을 누르기만 하면 바로 윗줄에 있던 셀의 데이터가 그대로 셀에 적혀요.

 

 

이건 기본이지! 파워포인트 단축키

 

 

 

출처: MS Office

 

파워포인트는 대학생 시절부터 과제 제출이나 발표를 할 때 자주 사용했던 프로그램인데요. 회사에서도 회의나 프레젠테이션을 진행할 때 가장 많이 활용된답니다. 파워포인트 역시 단축키를 미리 알아두면  효율적인 업무 처리가 가능해져요.

 

파워포인트 주요 단축키
단축키	내용	단축키	내용
Ctrl + A	전체 선택	Ctrl + V	붙여넣기
Ctrl + B	굵은 글씨	Ctrl + X	잘라내기
Ctrl + C	복사	Ctrl + W	슬라이드 닫기
Ctrl + D	슬라이드 복사	Ctrl + Z	실행취소
Ctrl + F	찾기	Ctrl + F1	작업창
Ctrl + G	그룹 만들기	Ctrl + F2	인쇄 미리보기
Ctrl + H	글자 변경	Ctrl +[ , ]	글자 축소, 확대
Ctrl + I	글자 기울임	Ctrl + Shift + C	서식 복사
Ctrl + K	하이퍼링크 삽입	Ctrl + Shift + F	글꼴 변형
Ctrl + M	슬라이드 추가	Ctrl + Shift + S	다른 이름으로 저장
Ctrl + N	새 문서	Ctrl + Shift + V	서식 붙여넣기
Ctrl + O	슬라이드 열기	Shift + S	정비율 도형 생성
Ctrl + P	인쇄	Shift + 방향키	위치조절
Ctrl + S	저장	Shift +F3	대/소문자 바꾸기
Ctrl + T	글꼴 상자	Shift + F5	슬라이드 미리보기
Ctrl + U	글자 밑줄	Shift + F9	눈금선

 

엑셀에서 사용하던 단축키처럼 파워포인트 단축키도 조합으로 이뤄져 있답니다. 기본적으로 Ctrl, Shift와 조합하여 사용하기 때문에 어렵지 않아요. 그럼 그중에서도 신입사원이라면 꼭 알아야 한다는 단축키를 먼저 알려드릴게요.

 

한번에 출력할 수 있는 단축키 ‘Ctrl + P’

신입사원이라면 회의자료를 준비하는 업무가 많아요. 그래서 항상 자료를 출력하는 일이 비일비재하죠. 그럴 때마다 마우스로 ‘메인 메뉴-인쇄-인쇄설정’ 3단계를 거쳐서 출력하는데요. 그러지 말고 ‘Ctrl + P’을 누르면 한 번에 자료를 출력할 수 있답니다. 꼭 기억했다가 유용하게 사용하세요.

 

섬세한 위치조절 단축키 ‘Shift + 방향키’

파워포인트로 자료를 만들 때 텍스트만 적는 게 아니라, 이미지와 도형도 많이 들어가는 데요. 그럴 때 자신이 원하는 위치에 옮겨지지 않아서 고생한 적 있으시죠? 그렇다면 Shift를 누른 채 방향키로 옮겨보세요. 그럼 이미지나 도형이 미세하게 움직일 수 있어서 원하는 위치에 배치할 수 있답니다.

 

슬라이드 미리 보기 단축키 ‘F5 또는 Shift + F5’

파워포인트로 작성하면서 자료에 텍스트나 이미지 위치가 적절한지 미리 보기를 많이 하는데요. 그럴 때 ‘F5 또는 Shift + F5’을 사용하세요. F5는 작성한 첫 페이지부터 차례로 미리 보기를 할 수 있고, Shift + F5는 선택한 슬라이드부터 미리 보기를 할 수 있어요. 수시로 확인이 필요한, 수정이 많은 자료를 만들 때 도움이 된답니다.

 

 

아직도 어렵나요? 워드 단축키

 

 

출처: MS Office

 

학생 때까진 주로 ‘한글’을 사용했는데, 회사에선 ‘한글’ 대신 워드를 많이 사용한답니다. 그래서 많은 신입 사원들이 낯설어하고 당황하는데요. 하지만 아무리 생소한 프로그램이라 해도 단축키를 먼저 잘 익혀 두면 누구보다 빠르게 적응할 수 있을 거예요.

 

워드 주요 단축키
단축키	내용	단축키	내용
Ctrl + B	글씨 굵게	CTRL + S	저장
Ctrl + D	글꼴 대화상자	F12	다른이름으로 저장
Ctrl + M	들여쓰기	F7	맞춤법 검사
Ctrl + T	문장 첫글자 들여쓰기	CTRL+ P	인쇄
CTRL + SHIFT + M	내어쓰기	CTRL + SHIFT + F	글꼴 바꾸기
CTRL + SHIFT + T	문장 첫글자 내어쓰기	CTRL + ALT + F	각주
CTRL + SHIFT + A	대문자 변환	ALT + I + S	특수문자
CTRL + SHIFT + D	균등분할 맞춤	ALT + CTRL + M	메모넣기
CTRL + SHIFT + N	표준 스타일 적용	ALT + CTRL + S	창 분할
CTRL + SHIFT + V	서식 붙여넣기	ALT + F5	문서 전체화면

 

사실 워드는 조금만 익숙해지면 정말 편한 프로그램이랍니다. 다양한 단축키만큼이나 기능적인 면도 뛰어나서 사용하는 재미도 있는데요. 이 많은 단축키 중에서도 서식 부분에서 자주 활용하는 단축키를 알려드려요.

 

특수문자 단축키 'Alt + I +S’

‘한글’ 프로그램에서 특수문자를 사용할 땐 ‘Ctrl + F10’이라는 단축키를 사용하는데요. 워드에서 특수문자 단축키는 ‘Alt + I + S’랍니다. 만약 키보드 순서를 ‘Alt + I +S’가 아닌 ‘Alt + S + I’로 누르면 특수문자가 아닌 인용표시 창이 열리니 주의하세요.

 

각주 단축키 ‘Ctrl + Alt + F’

문서를 작성할 때 본문의 어떤 부분의 뜻을 보충 혹은 풀이하거나 출처를 밝힐 때 유용한 각주는 ‘Ctrl + Alt + F’로 쉽게 달 수 있답니다. 각주로 정리하면 문서가 조금 더 깔끔해져서 여러 서류 작업을 진행할 때 상사에게 귀여움 받는 신입사원이 될 수 있어요!

 

맞춤법 검사 단축키 ‘F7’

마감 시간은 다가오는데 문서를 정리하고 맞춤법 검사까지 마치려면 정말 오랜 시간이 걸리는데요. 그렇다고 그냥 넘길 수도 없는 맞춤법 검사, 바로 ‘F7’을 눌러 잘못된 글자를 확인하고 고쳐보세요. 일일이 맞춤법 검사기를 찾아 본문을 복사해 넣어 고칠 필요 없이 바로 맞춤법 검사를 완료할 수 있답니다.

 

 

지금까지 엑셀, 파워포인트, 워드의 주요 단축키에 대해 알아보았는데요. 핵심만 콕 찝어서 알려주는 여우소장의 꿀팁을 잘 챙겨두시면 업무 능률은 향상되고 업무 시간은 단축되니, 직장에서 받는 업무 스트레스도 반으로 줄어들겠죠? 지금까지 우리 여우님들의 칼퇴를 응원하는 여우소장이었습니다!