[직장] EP.21 업무 환경을 깔끔하게! 직장 생활 노하우 책상 정리 TIP

 

업무의 효율은 주변 환경에서 가장 큰 영향을 받는다고 하죠? 하지만 지금 공방지기의 책상은 이사 가기 5분 전! 다 마신 테이크 아웃 커피잔과 각종 서류로 어지럽혀져 있습니다. 점점 잡동사니로 가득해지기 시작하는데, 한번 쌓이기 시작하니 치울 엄두도 못 내겠어요. 여러분도 지금 어지러운 책상 때문에 고민이라면 오늘 공방지기와 함께 팔 걷고 청소 한번 시작해볼까요?

 

 

업무 효율을 높이기 위한 최적의 업무 환경 구성

 

 

-책상 정리

업무 효율을 높이기 위해서는 업무 환경을 깔끔하게 하는 게 중요합니다. 그중에 가장 기본적인 것이 하루의 8할을 사용하는 책상을 정리하는 것! 매일 보는 책상과 모니터에 뽀얗게 먼지가 쌓인 채로 업무를 본다면 눈도 피로해지고 일의 능률도 오르지 않아요. 맘 잡고 대청소하기 힘들다면 출근한 후, 물티슈로 한번 먼지를 닦아보는 건 어떤가요?

 

-개인 텀블러 구비

또한, 사무실은 여름에 에어컨, 겨울에 난방을 작동하면 주변 공기가 매우 건조해집니다. 따라서 물을 자주 마셔줘야 하는데, 매번 정수기로 가기 귀찮고 시간을 아끼고 싶다면 개인 텀블러 하나씩은 갖추는 걸 추천할게요.

 

-전화기 옆은 항상 메모지를

전화가 오면 유선상으로 주고받은 내용을 바로 메모할 수 있도록 메모지를 꼭 손이 닿는 곳에 두는 게 좋습니다. 재빨리 메모지에 메모하며 전화 통화를 한다면, 수화기 너머의 상대방과 더욱 소통하기 좋겠죠?

 

 

업무 서류 정리

 

 

업무 서류를 정리할 때는 딱 3가지 용품을 적절하게 이용하면 효율적으로 할 수 있습니다.

 

첫 번째로 서류를 100장 이상의 많은 양을 보관할 수 있는 두꺼운 두께의 파일! 예를 들어 다양한 업체에 보내는 견적서나 업체로부터 오는 발주서의 양은 매우 많은데, 이러한 서류들을 두꺼운 파일에 한꺼번에 보관하는 게 훨씬 효율적이에요. 거기에 업체별 또는 국가별로 라벨을 붙여 보관한다면 이후 그 발주서 또는 견적서를 찾을 때 쉽게 찾을 수 있겠죠?

 

두 번째로 서류를 30장 이내로 적은 양을 보관할 수 있는 얇은 두께의 파일입니다. 항상 주고받는 서류가 아니라 가끔 정리해야 하는 서류의 양은 그리 많지 않기 때문에 얇은 파일을 여러 개 보관하는 게 좋아요.

 

마지막으로 서류함! 본인의 메인 업무를 정리해서 그 업무 수에 따라 3칸, 5칸, 7칸 등 서류함을 갖추는 것이 좋은데, 예를 들어 해외업체 관련 결재를 받아야 하는 서류들은 첫 번째 칸, 국내업체 관련 서류들은 두 번째 칸 등 본인 업무에 따라 서류함을 구성하는 거죠. 그러면 필요할 때마다 항목에 따라 구분된 서류함을 열어 서류를 찾는다면 업무시간을 효율적으로 이용할 수 있겠죠?

 

 

사무용품 정리

 

 

처리할 업무들이 늘어나면 처리할 서류들도 함께 늘어나게 되는데요. 그래서 스템플러, 자석, 포스트잇, 파일 꽂이, 클립 등 사용법에 따른 기본적인 사무용품은 미리미리 갖춰놓는 게 좋습니다. 그렇다면 형태도 다양하고 목적도 다양한 이러한 사무용품들은 어떻게 정리하는 것이 좋을까요? 보통 가끔 사용하는 사무용품들은 아래쪽 책상 서랍에, 반면 매일 자주 사용하는 사무용품들은 손이 닿기 쉬운 위치인 책상 위 작은 서랍이나 가장 가까운 서랍 칸을 이용해보세요.  

 

 

퇴근 시 정리하는 습관 기르기

 

퇴근 시간이 다가오면 출근 한 시간 전부터 이미 마음은 집 가는 지하철을 탔는데요. 하지만 일이 다 끝났다고 해서 끝난 게 아니죠~ 퇴근 15분 전에는 내일 처리할 업무를 정리하는 습관이 필요합니다. 노트 또는 스케줄러에 내일 할 업무들을 정리해두고, 혹시나 오늘 끝내지 못한 업무들은 내일 어떻게 효율적으로 마무리할지 정리하면서 우선순위를 정해두는 거죠. 그리고 자리에서 일어날 때 반드시 의자를 넣어두고 책상 위도 간단하게 정리하고 퇴근해야 다음 날 아침 출근했을 때도 깔끔한 환경에서 기분 좋게 업무를 시작할 수 있겠죠?

 

 

사소한 행동으로 업무효율만 높일 수 있다면 어떤 일이든 하고 싶은 마음 여린 신입사원들~ 저 공방지기도 오늘부터 주변 환경부터 깨끗이 할 것을 다짐하면서 우리 같이 노력해봐요! :D