[직장] EP.57 당당한 칼퇴! 직장인의 업무 시간 관리 노하우!

 

야근한다고 일 잘하는 사람 아니고, 일을 많이 한다고 일 잘하는 사람도 아닙니다. 내게 주어진 업무를 정확하게 끝내고 퇴근은 제시간에 해야 진정한 ‘일 잘하는 사람’인 거죠. 하지만 업무 시간을 조절하는 것만큼 어려운 건 또 없습니다. 따라서 오늘 공방지기는 직장인의 업무 시간 관리 노하우에 대해 알려드릴게요!

 

계획과 기록하기

 

여러분은 아침에 출근하자마자 어떤 일을 하나요? 커피 한 잔 마시기? 옆자리 동료와 수다 떨기? 아니면 바로 업무에 뛰어들기? 하지만 이런 습관들은 좋지 않아요. 업무 시작 전 1분이라도 미리 계획을 짜면 약 10분 정도 업무 시간을 줄여줄 수 있다고 하는데요.

 

따라서 업무 시간 관리 노하우, 그 첫 번째는 일을 시작하기 전, 계획을 세우고 기록하는 거예요. 아침에 출근하고 나서 본격적으로 일 시작하기 5분 전, 그날 할 일을 정해두고, 일의 순서를 매겨보는 거죠. 거기에 다음 날 할 일까지 미리 기록해두면 빠진 것 없이 업무를 수행할 수 있습니다.

 

여기서 기록의 중요성이 나타나는데요. 상사가 내게 업무를 지시했다면 바로 기록합시다. 만약 까먹고 처리하지 못하면 야근해야 하는 불상사가 일어날 수도 있거든요. 회의나 미팅할 때는 반드시 필기하고, 일하면서 기억나는 업무들은 반드시 다이어리에 틈틈이 기록해서 누락되지 않도록 합시다. 칼퇴를 위한 첫걸음은 할 일을 까먹지 않는 것이고, 까먹지 않기 위해선 기록해야 해요. 급한 업무는 최대한 빨리, 중요한 업무는 시간을 조금 더 들여서 스케줄링하는 게 중요하겠죠?

 

 

일은 하기 싫은 일부터

 

사람은 어렵고, 해결하기 쉽지 않은 일은 최대한 미루는 습관이 있기 마련입니다. 그래서 결국 중요한 일이나 하기 싫은 일을 퇴근 직전 혹은 저녁에 몰아서 하게 되죠. 하지만 이런 말이 있어요. 그 일에 대한 걱정을 끝내고 싶다면 그 일을 시작하는 거라고요. 언젠가 해야 하는 일이라면 미루는 것보다 바로 시작하는 게 좋아요.

 

또한 하루 중 가장 집중력이 높은 시간대는 오전이라고 합니다. 따라서 출근하고 난 후, 정신이 가장 말똥말똥할 때 해야 할 업무는 쉽고 빨리 처리되는 업무보다 중요한 일, 어려운 일을 하는 게 좋아요. 그래야 일 처리가 확실해져 다른 업무 스케줄을 잡을 때 수월해지고, 칼퇴도 가능하게 되죠. 점심 먹고 난 후의 오후 시간대는 잠이 오거나 나른해지기 때문에 이때 중요한 일을 하는 건 좋지 않아요. 기억하세요. 미룬다고 능사가 아니고, 하기 싫은 것부터 처리해야 퇴근 시간이 더욱 기다려진답니다!

 

 

업무 마무리는 2시간 전에

 

그날 해야 할 업무만 딱 하면 얼마나 좋을까요. 하지만 중간중간 급하게 들어오는 업무들이 더 많을 때가 있습니다. 이런 예상치 못한 일들 때문에 원래 30분 정도 예상했던 원래 내 업무가 1시간이 걸리고 2시간이 걸리게 되죠. 이렇게 자잘한 시간이 모여 야근을 부르고 결국 다음날 업무에도 지장을 주게 돼요. 따라서 계획을 짤 때 일하는 분량을 조절할 필요가 있습니다.

 

애초에 일을 퇴근하기 1~2시간 전에 마무리하는 스케줄로 잡으면 갑자기 들어오는 업무가 있어도 여유롭게 일을 쳐낼 수 있어요. 급한 업무가 생기지 않더라도 퇴근하기 전 남은 시간까지 다음날 업무를 미리 해둬도 좋고요. 일을 많이 하는 게 중요한 것이 아니라 일을 잘하고 똑똑하게 처리하는 것이 중요합니다.

 

 

일주일간 내가 얼마나 야근했고, 그 이유가 뭔지에 대해서도 곰곰이 생각해봅시다. 비효율적인 업무 방식은 없었는지, 충분히 칼퇴를 할 수 있음에도 쓸데없이 야근한 건 아닌지 말이에요. 업무 시간만 잘 관리한다면 칼퇴의 꿈은 머지않을 거예요.